मास्टर्स — नींव तैयार करना

मीरा अगले दिन जल्दी दफ़्तर आ गई। वो एक्साइटेड थी। कल उसने ERPLite में लॉगिन करना और नेविगेट करना सीखा था। आज नेगी भैया ने कुछ और दिलचस्प सिखाने का वादा किया था।

"कोई भी ट्रांज़ैक्शन डालने से पहले," नेगी भैया ने चाय बनाते हुए कहा, "हमें मास्टर्स सेट अप करने होंगे। इसे ऐसे समझो — खाना बनाने से पहले सामान लाना और किचन व्यवस्थित करना ज़रूरी है। मास्टर्स अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का सामान हैं।"

शर्मा सर आए। "आज हम बिष्ट जी का बिज़नेस सिस्टम में सेट अप करते हैं। वो हमारे सबसे बड़े क्लाइंट हैं। होलसेल मसाले — हल्दी, जीरा, धनिया, लाल मिर्च। उत्तराखंड के सारे स्वाद।" वो मुस्कुराए। "चलो शुरू करते हैं।"

मास्टर्स क्या हैं?

ERPLite में, मास्टर्स फ़ाउंडेशन डेटा है — वो जानकारी जो तुम एक बार सेट अप करते हो और बार-बार इस्तेमाल करते हो।

जब तुम सेल्स इनवॉइस बनाते हो, तो हर बार ग्राहक का नाम, पता, और GSTIN नहीं टाइप करना पड़ता। तुम इसे ग्राहक मास्टर में एक बार सेट अप कर लो। उसके बाद बस ड्रॉपडाउन से "Bisht Traders" सेलेक्ट करो, और सारी ब्योरा अपने आप भर जाएँगी।

ERPLite में पाँच तरह के मास्टर्स हैं:

चलो Bisht Traders के लिए हर एक सेट अप करते हैं।

आइटम मास्टर — बिज़नेस क्या बेचता है?

बिष्ट जी Bisht Traders चलाते हैं, हल्द्वानी में एक होलसेल मसालों का बिज़नेस। वो दिल्ली और राजस्थान से कच्चे मसाले खरीदते हैं। उन्हें प्रक्रिया और पैक करते हैं। फिर कुमाऊँ भर की दुकानों और रेस्टोरेंट्स को बेचते हैं।

उनके मुख्य उत्पाद हैं:

• हल्दी पाउडर (Turmeric Powder)
• जीरा (Cumin Seeds)
• धनिया पाउडर (Coriander Powder)
• लाल मिर्च पाउडर (Red Chilli Powder)
• गरम मसाला (Garam Masala — मिक्स्ड स्पाइस ब्लेंड)

हर उत्पाद को आइटम मास्टर में सेट अप करना होगा। चलो देखते हैं कि क्या-क्या जानकारी चाहिए।

एक आइटम सेट अप करना

मीरा ने बाएँ मेनू में मास्टर्स → आइटम्स → न्यू आइटम पर क्लिक किया।

एक फॉर्म आया इन फ़ील्ड्स के साथ:

आइटम नेम: उत्पाद का नाम। मीरा ने टाइप किया: Turmeric Powder

आइटम कोड: जल्दी रेफ़रेंस के लिए एक छोटा कोड। मीरा ने टाइप किया: TUR-001

"ऐसे कोड्स बनाओ जो समझ आएँ," नेगी भैया ने सुझाव दिया। "TUR हल्दी के लिए, CUM जीरे के लिए, COR धनिया के लिए। जब सैकड़ों आइटम्स होते हैं तो काम आता है।"

HSN कोड: इसका पूरा नाम है हार्मोनाइज़्ड सिस्टम ऑफ नोमेंक्लेचर। ये सरकार द्वारा हर उत्पाद को दिया गया नंबर है, GST के लिए।

"भारत में हर उत्पाद का एक HSN कोड होता है," शर्मा सर ने समझाया। "मसाले HSN क्लासिफ़िकेशन के चैप्टर 9 में आते हैं। हल्दी पाउडर का कोड है 0910 30 30।"

"इन्हें याद करने की ज़रूरत नहीं," नेगी भैया ने कहा। "तुम GST पोर्टल पर देख सकते हो। लेकिन हमेशा सही HSN कोड डालो — गलत कोड मतलब गलत टैक्स रेट, और गलत टैक्स रेट मतलब GST फ़ाइलिंग में मुसीबत।"

यूनिट ऑफ मेज़रमेंट (UoM): इस आइटम को कैसे मापते हैं?

मीरा ने सेलेक्ट किया: KG (किलोग्राम)

दूसरी आम यूनिट्स हैं: PCS (पीसेज़), LTR (लीटर्स), MTR (मीटर्स), BAG, BOX, DOZ (दर्ज़न)।

GST रेट: इस आइटम पर लागू टैक्स रेट।

ज़्यादातर मसालों पर 5% GST लगता है (सेम स्टेट में बिक्री के लिए 2.5% CGST + 2.5% SGST, या दूसरे स्टेट में बिक्री के लिए 5% IGST)।

मीरा ने सेलेक्ट किया: 5%

सेलिंग दाम: बिष्ट जी इस आइटम को किस दाम पर बेचते हैं।

मीरा ने टाइप किया: Rs. 180 प्रति kg

परचेज़ दाम: बिष्ट जी कच्ची हल्दी किस दाम पर खरीदते हैं।

मीरा ने टाइप किया: Rs. 120 प्रति kg

"सेलिंग दाम और परचेज़ दाम का अंतर तुम्हारा ग्रॉस मार्जिन है," शर्मा सर ने बताया। "हल्दी पर Rs. 60 प्रति kg। ये 33% मार्जिन है। मसालों के लिए बुरा नहीं।"

श्रेणी / ग्रुप: तुम आइटम्स को श्रेणियाँ में ग्रुप कर सकते हो।

मीरा ने जीरे के लिए होल स्पाइसेज़ और पाउडर के लिए ग्राउंड स्पाइसेज़ श्रेणी बनाई।

आइटम सेव करना

मीरा ने सेव पर क्लिक किया। आइटम, आइटम लिस्ट में दिख गया।

फिर उसने बाकी आइटम्स बनाए:

"पाँच आइटम्स हो गए," मीरा ने कहा। "इतना मुश्किल नहीं था।"

"असलियत में बिष्ट जी के करीब पचास आइटम्स हैं," नेगी भैया ने कहा। "अलग-अलग पैक साइज़, अलग-अलग गुणवत्ता। लेकिन तरीका हर एक के लिए वही है।"

ग्राहक मास्टर — हमसे कौन खरीदता है?

Bisht Traders दुकानों और रेस्टोरेंट्स को मसाले बेचते हैं। ये उनके ग्राहकों हैं। चलो एक ग्राहक सेट अप करते हैं।

मीरा ने मास्टर्स → ग्राहकों → न्यू ग्राहक पर क्लिक किया।

ग्राहक नेम: Nainital Spice Restaurant

GSTIN: 05AABCN9876A1Z2

"अगर ग्राहक GST-रजिस्टर्ड है, तो हमेशा उनका GSTIN डालो," शर्मा सर ने कहा। "टैक्स इनवॉइस पर ये ज़रूरी है। अगर वो रजिस्टर्ड नहीं हैं — जैसे कोई छोटी दुकान — तो ये खाली छोड़ दो।"

एड्रेस:

• Mall Road, Nainital
• District: Nainital
• State: Uttarakhand
• PIN: 263001

कॉन्टैक्ट पर्सन: श्री रवि पांडे

फ़ोन: 94100XXXXX

ईमेल: nainitalspice@email.com

क्रेडिट लिमिट: ये मैक्सिमम अमाउंट है जो ये ग्राहक किसी भी समय तुम पर बाकी रख सकता है।

मीरा ने टाइप किया: Rs. 50,000

"क्रेडिट लिमिट ज़रूरी है," नेगी भैया ने समझाया। "बिष्ट जी कभी-कभी उधार पर माल देते हैं — ग्राहक बाद में पे करता है। लेकिन अगर कोई ग्राहक बिना पे किए खरीदता जाए तो? क्रेडिट लिमिट एक सेफ़्टी चेक है। अगर उनका आउटस्टैंडिंग बैलेंस Rs. 50,000 पहुँच जाता है, तो सॉफ़्टवेयर एक और इनवॉइस बनाने से पहले वॉर्निंग देगा।"

पेमेंट टर्म्स: ग्राहक को पे करने के लिए कितने दिन मिलते हैं?

मीरा ने सेलेक्ट किया: 30 दिन

इसका मतलब अगर बिष्ट जी 1 जनवरी को माल भेजें, तो ग्राहक को 31 जनवरी तक पे करना होगा। अगर उसके बाद पे करें, तो वो ओवरड्यू हैं।

मीरा ने ग्राहक सेव किया। फिर दो और जोड़े:

• Almora Kitchen Supplies — अल्मोड़ा की एक दुकान, क्रेडिट लिमिट Rs. 30,000, पेमेंट टर्म्स 15 दिन
• Kumaon Hotel Group — एक होटल चेन, क्रेडिट लिमिट Rs. 2,00,000, पेमेंट टर्म्स 45 दिन

वेंडर मास्टर — हम किससे खरीदते हैं?

वेंडर वो है जिससे तुम खरीदते हो। बिष्ट जी आपूर्तिकर्ता से कच्चे मसाले खरीदते हैं। ये आपूर्तिकर्ता उनके वेंडर्स हैं।

मीरा ने मास्टर्स → वेंडर्स → न्यू वेंडर पर क्लिक किया।

ये फॉर्म ग्राहक फॉर्म जैसा ही दिखता है। असल में बहुत सारे फ़ील्ड्स एक जैसे हैं — नाम, GSTIN, पता, कॉन्टैक्ट। फ़र्क रिश्ता में है: ग्राहक तुमसे खरीदता है, वेंडर तुम्हें बेचता है।

वेंडर नेम: Delhi Spice Suppliers Pvt Ltd

GSTIN: 07AABCD1234E1Z6

ध्यान दो स्टेट कोड 07 है — ये दिल्ली है। जब बिष्ट जी (उत्तराखंड, स्टेट कोड 05) दिल्ली के आपूर्तिकर्ता (स्टेट कोड 07) से खरीदते हैं, तो ये इंटर-स्टेट ट्रांज़ैक्शन है। GST, IGST होगा (CGST + SGST नहीं)। ERPLite ये GSTINs के आधार पर अपने आप सँभालता है।

एड्रेस:

• खारी बावली, पुरानी दिल्ली
• State: Delhi
• PIN: 110006

कॉन्टैक्ट पर्सन: श्री अशोक गुप्ता

फ़ोन: 98110XXXXX

पेमेंट टर्म्स: 45 दिन

TDS एप्लिकेबल: हाँ

"TDS क्या है?" मीरा ने पूछा।

"TDS के बारे में बाद में ब्योरा में पढ़ेंगे," शर्मा सर ने कहा। "अभी बस इतना जान लो कि कभी-कभी जब तुम किसी वेंडर को पे करते हो, तो एक छोटा परसेंटेज काटकर सरकार को भेजना होता है। वेंडर को बाकी मिलता है। अगर इस वेंडर पर TDS लागू होता है, तो ये बॉक्स टिक करो।"

मीरा ने वेंडर सेव किया। एक और जोड़ा:

• Rajasthan Masala Co. — GSTIN 08AABCR5678B1Z4 (स्टेट कोड 08 = राजस्थान), जोधपुर में, पेमेंट टर्म्स 30 दिन

एम्प्लॉई मास्टर — यहाँ कौन काम करता है?

Bisht Traders में कुछ एम्प्लॉईज़ हैं। एम्प्लॉई मास्टर में उनकी ब्योरा स्टोर होती हैं पेरोल (तनख़्वाह प्रक्रियािंग) के लिए।

मीरा ने मास्टर्स → एम्प्लॉईज़ → न्यू एम्प्लॉई पर क्लिक किया।

एम्प्लॉई नेम: राकेश कुमार

डेज़िग्नेशन: वेयरहाउस असिस्टेंट

PAN: ABCPK1234A

"एम्प्लॉईज़ के लिए PAN ज़रूरी है," नेगी भैया ने कहा। "अगर तुम किसी को एक सर्टेन लिमिट से ऊपर तनख़्वाह देते हो, तो उनकी तनख़्वाह से TDS काटना होता है। TDS फ़ाइलिंग के लिए उनका PAN चाहिए।"

बैंक ब्योरा:

• बैंक नेम: State Bank of India
• अकाउंट नंबर: 12345678901
• IFSC कोड: SBIN0001234

"बैंक ब्योरा क्यों चाहिए?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि आजकल तनख़्वाह बैंक ट्रांसफ़र से दी जाती है," नेगी भैया ने कहा। "ERPLite एक पेमेंट फ़ाइल बना सकता है जो तुम बैंक में अपलोड करो। बैंक फिर अपने आप हर एम्प्लॉई के अकाउंट में तनख़्वाह ट्रांसफ़र कर देता है। कोई कैश सँभालनािंग नहीं, कोई जोखिम नहीं।"

तनख़्वाह कंपोनेंट्स:

• बुनियादी तनख़्वाह: Rs. 12,000 प्रति माह
• HRA (हाउस रेंट अलाउंस): Rs. 3,000 प्रति माह
• कन्वेयंस: Rs. 1,600 प्रति माह
• कुल: Rs. 16,600 प्रति माह

तनख़्वाह कंपोनेंट्स और पेरोल के बारे में बाद के चैप्टर में ब्योरा से सीखेंगे। अभी मीरा ने बस बुनियादी ब्योरा डाले।

चार्ट ऑफ अकाउंट्स — रीढ़ की हड्डी

चार्ट ऑफ अकाउंट्स बिज़नेस में इस्तेमाल होने वाले सभी अकाउंट हेड्स की लिस्ट है। हमने इसे पिछले अध्याय में ब्योरा से पढ़ा। अच्छी खबर ये है कि ERPLite में पहले से लोड चार्ट ऑफ अकाउंट्स आता है जो शेड्यूल III पर आधारित है।

मीरा ने मास्टर्स → चार्ट ऑफ अकाउंट्स पर क्लिक किया।

उसे एक पेड़ जैसी स्ट्रक्चर दिखी:

├── Assets (संपत्ति)
│   ├── Non-Current Assets
│   │   ├── Fixed Assets
│   │   │   ├── Land & Building
│   │   │   ├── Plant & Machinery
│   │   │   ├── Furniture & Fixtures
│   │   │   └── Vehicles
│   │   └── Investments
│   └── Current Assets
│       ├── Cash & Cash Equivalents
│       │   ├── Cash in Hand
│       │   └── Bank Accounts
│       ├── Trade Receivables
│       ├── Inventory
│       └── Advance Tax
├── Liabilities (देनदारी)
│   ├── Non-Current Liabilities
│   │   └── Long-term Loans
│   └── Current Liabilities
│       ├── Trade Payables
│       ├── GST Payable
│       │   ├── CGST Payable
│       │   ├── SGST Payable
│       │   └── IGST Payable
│       ├── TDS Payable
│       └── Salary Payable
├── Income (आय)
│   ├── Revenue from Operations
│   │   └── Sales
│   ├── Other Income
│   │   ├── Interest Income
│   │   └── Discount Received
├── Expenses (खर्चे)
│   ├── Cost of Goods Sold
│   │   └── Purchases
│   ├── Employee Benefit Expenses
│   │   └── Salaries & Wages
│   ├── Administrative Expenses
│   │   ├── Rent
│   │   ├── Electricity
│   │   ├── Telephone
│   │   └── Office Supplies
│   └── Financial Costs
│       └── Bank Charges
└── Equity (मालिक की पूँजी)
    ├── Owner's Capital
    └── Retained Earnings

"ये सब पहले से सेट अप है?" मीरा हैरान थी।

"हाँ," शर्मा सर ने कहा। "ERPLite, कंपनीज़ एक्ट के शेड्यूल III को पालन करता है। स्टैंडर्ड अकाउंट्स पहले से लोड हैं। ज़रूरत हो तो और अकाउंट्स जोड़ सकते हो, लेकिन स्टैंडर्ड वाले कभी डिलीट नहीं करने चाहिए।"

एक कस्टम अकाउंट जोड़ना

बिष्ट जी को कभी-कभी अपने वेयरहाउस में स्टोरेज स्पेस किराए पर देने से आमदनी होती है। ये किसी भी मौजूदा अकाउंट में नहीं आता। मीरा को नया अकाउंट बनाना था।

उसने Other Income पर राइट-क्लिक किया और ऐड सब-अकाउंट सेलेक्ट किया।

अकाउंट नेम: Warehouse Rental Income अकाउंट टाइप: आमदनी पैरेंट ग्रुप: Other Income

उसने सेव पर क्लिक किया। नया अकाउंट Other Income के नीचे दिख गया।

"ऐसे कस्टमाइज़ करते हैं," नेगी भैया ने कहा। "स्ट्रक्चर पहले से तैयार है। तुम बस पेड़ में पत्तियाँ जोड़ो।"

अकाउंट टाइप्स समझना

चार्ट ऑफ अकाउंट्स में हर अकाउंट का एक टाइप होता है। ये तय करता है कि वो कैसे बिहेव करता है:

"ये तुमने डबल-एंट्री वाले चैप्टर में सीखा था," शर्मा सर ने मीरा को याद दिलाया। "सॉफ़्टवेयर भी वही नियम पालन करता है। जब तुम कोई वाउचर पोस्ट करते हो, ERPLite चेक करता है कि हर डेबिट का बराबर क्रेडिट हो। अगर एंट्री बैलेंस्ड नहीं है, तो सेव नहीं होने देगा।"

सब कुछ जोड़कर देखो

अब मीरा को एक ज़रूरी बात समझ आई। सभी मास्टर्स आपस में जुड़े हुए हैं:

• जब वो सेल्स इनवॉइस बनाती है, तो ग्राहक (ग्राहक मास्टर से) और आइटम्स (आइटम मास्टर से) सेलेक्ट करती है। GST रेट, आइटम मास्टर से आता है। इनवॉइस, चार्ट ऑफ अकाउंट्स के अकाउंट्स में पोस्ट होता है (सेल्स, GST पेएबल, ट्रेड रिसीवेबल्स)।

• जब वो परचेज़ बिल बनाती है, तो वेंडर और आइटम्स सेलेक्ट करती है। ऑनलाइन पे करते समय वेंडर की बैंक ब्योरा काम आती हैं।

• जब वो पेरोल प्रक्रिया करती है, तो एम्प्लॉई डेटा इस्तेमाल होता है — तनख़्वाह कंपोनेंट्स, PAN, बैंक ब्योरा।

सब कुछ मास्टर्स से ही बहता है।

Masters ──► Transactions ──► Reports

Items ──────┐
Customers ──┤
Vendors ────┼──► Vouchers, Invoices, Bills ──► Trial Balance, P&L, Balance Sheet
Employees ──┤
Chart of ───┘
Accounts

"मास्टर्स ध्यान से सेट अप करो," शर्मा सर ने कहा। "अगर नींव गलत है, तो उसके ऊपर बना सब कुछ गलत होगा। आइटम मास्टर में गलत GST रेट का मतलब उस आइटम वाले हर इनवॉइस में गलत टैक्स। ग्राहक मास्टर में गलत GSTIN का मतलब उस ग्राहक को भेजा हर इनवॉइस GST पोर्टल पर ख़ारिज होगा।"

आज मीरा ने क्या सेट अप किया

Bisht Traders के लिए मीरा ने जो कुछ बनाया, उसका समरी:

क्विक रीकैप

• मास्टर्स ERPLite में फ़ाउंडेशन डेटा हैं — एक बार सेट अप करो, बार-बार इस्तेमाल करो
• आइटम मास्टर में उत्पाद/सेवाएँ स्टोर होते हैं — HSN कोड, GST रेट, यूनिट, और दामेज़ के साथ
• HSN कोड सरकार द्वारा हर उत्पाद को दिया गया नंबर है — ये GST रेट तय करता है
• ग्राहक मास्टर में खरीदार की ब्योरा स्टोर होती हैं — GSTIN, क्रेडिट लिमिट, और पेमेंट टर्म्स
• वेंडर मास्टर में आपूर्तिकर्ता की ब्योरा स्टोर होती हैं — ग्राहकों जैसा ही लेकिन खरीदारी की तरफ़ से
• एम्प्लॉई मास्टर में स्टाफ़ की ब्योरा स्टोर होती हैं — PAN और बैंक अकाउंट, पेरोल के लिए
• चार्ट ऑफ अकाउंट्स शेड्यूल III अकाउंट्स के साथ पहले से लोड है — कस्टम अकाउंट्स जोड़ सकते हो लेकिन स्टैंडर्ड वाले डिलीट नहीं करने चाहिए
• क्रेडिट लिमिट ग्राहक को उधार पर ज़रूरत से ज़्यादा खरीदने से रोकता है
• पेमेंट टर्म्स तय करता है कि ग्राहक या वेंडर को पेमेंट सेटल करने के लिए कितने दिन हैं
• सभी मास्टर्स आपस में जुड़े हैं — आइटम्स, ग्राहकों, वेंडर्स, और अकाउंट्स सब मिलकर ट्रांज़ैक्शंस बनाते हैं

अभ्यास अभ्यास — ये खुद करो

रावत आंटी अल्मोड़ा में Rawat General Store चलाती हैं। वो एक छोटी किराना दुकान हैं। वो GST के लिए रजिस्टर्ड नहीं हैं (उनका टर्नओवर थ्रेशोल्ड से कम है)। वो स्थानीय होलसेलर्स से सामान खरीदती हैं और आस-पड़ोस के ग्राहकों को बेचती हैं।

टास्क 1: रावत आंटी के लिए आइटम्स बनाओ

इन उत्पाद के लिए आइटम मास्टर एंट्रीज़ बनाओ:

ध्यान दो कि गेहूँ के आटे पर 0% GST है — ये एग्ज़ेम्प्ट है। सभी खाने की चीज़ों पर एक जैसा टैक्स नहीं लगता।

टास्क 2: एक ग्राहक बनाओ

Bisht Traders के लिए ये ग्राहक सेट अप करो:

• नेम: Pahadi Kitchen Restaurant
• GSTIN: 05AADPK4567C1Z9
• एड्रेस: Lake View Road, Bhimtal, Uttarakhand - 263136
• कॉन्टैक्ट: श्रीमती सुनीता पंत
• क्रेडिट लिमिट: Rs. 75,000
• पेमेंट टर्म्स: 21 दिन

टास्क 3: सोचो

1. हर आइटम के लिए सही HSN कोड डालना क्यों ज़रूरी है?
2. अगर तुम किसी ग्राहक की क्रेडिट लिमिट Rs. 0 रख दो तो क्या होगा?
3. बिष्ट जी उत्तराखंड (स्टेट कोड 05) के वेंडर से भी खरीदते हैं और दिल्ली (स्टेट कोड 07) के वेंडर से भी। इन दोनों परचेज़ेज़ का GST कैसे अलग होगा?

फ़न फ़ैक्ट

"स्पाइस" शब्द लैटिन के species से आया है, जिसका मतलब है "सामान" या "माल"। पुराने ज़माने में, मसाले इतने कीमती थे कि उन्हें मुद्रा (करेंसी) की तरह इस्तेमाल किया जाता था। काली मिर्च को "ब्लैक गोल्ड" कहा जाता था। अरब व्यापारियों ने अपने मसालों के रास्ते सदियों तक गुप्त रखे। बिष्ट जी जो मसाले अपने हल्द्वानी के वेयरहाउस से बेचते हैं — हल्दी, जीरा, धनिया — यही वो मसाले हैं जिन्होंने कभी साम्राज्य बनाए और समुद्रों पर जहाज़ भेजे। और यहाँ मीरा है, ERPLite में इन्हें ट्रैक कर रही है, एक-एक HSN कोड के साथ।