बैंक अकाउंट्स और पेमेंट बैचेज़
मंडे की सुबह। मीरा दफ़्तर पहुँचती है तो देखती है नेगी भैया वेंडर बिल्स के ढेर को घूरते हुए अपना माथा रगड़ रहे हैं। "आज पाँच वेंडर्स को पे करना है," वो बड़बड़ाते हैं। "रावत ट्रांसपोर्ट, पैकेजिंग आपूर्तिकर्ता, प्रिंटिंग प्रेस, इलेक्ट्रिसिटी बोर्ड, और क्लीनिंग सेवा। सब फ़्राइडे से पहले।" मीरा बिल्स देखती है। "क्या बिष्ट जी एक-एक करके पे नहीं कर सकते?" नेगी भैया सिर हिलाते हैं। "एक-एक करके मतलब पाँच बार बैंक पोर्टल पर जाना, पाँच ऑथराइज़ेशंस, पाँच एंट्रीज़। एक बेहतर तरीका है — पेमेंट बैचेज़। लेकिन पहले मुझे ये सुनिश्चित करना होगा कि बैंक अकाउंट्स सही से सेट अप हैं।" वो मीरा की तरफ मुड़ते हैं। "आज तुम सीखोगी कि बैंक्स और अकाउंटिंग साथ कैसे काम करते हैं।"
अकाउंटिंग में बैंक अकाउंट्स क्यों ज़रूरी हैं
शर्मा सर अपनी सुबह की चाय लेकर आते हैं और बात सुन लेते हैं।
"अच्छा टॉपिक है, नेगी। मीरा, एक बात बताता हूँ। बीस साल पहले, जब मैंने अभ्यास शुरू की, ज़्यादातर छोटे बिज़नेसेज़ पूरी तरह कैश पर चलते थे। दुकानदार ड्रॉअर से कैश निकालता, आपूर्तिकर्ता को देता, और बाकी वापस रख देता। सिंपल।"
"लेकिन आज? सब कुछ बदल गया है।"
वो उँगलियों पर गिनते हैं:
- UPI — बाहर चाय का स्टॉल भी गूगल पे स्वीकार करता है
- NEFT / RTGS — बैंक अकाउंट्स के बीच बड़े पेमेंट्स के लिए
- चेक — अभी भी इस्तेमाल होते हैं, हालाँकि अब कम
- IMPS — इंस्टेंट मनी ट्रांसफ़र, किसी भी समय, किसी भी दिन
- इंटरनेट बैंकिंग — कंप्यूटर या फ़ोन से पे करो
"बिष्ट जी भी, जो हल्द्वानी में होलसेल मसाले बेचते हैं, अपने 90% पेमेंट्स बैंक से करते हैं। Rs 50 से ऊपर के GST इन्वॉइसेज़ अक्सर बैंक से पे होते हैं। ज़्यादातर वेंडर्स बैंक ट्रांसफ़र प्रेफ़र करते हैं।"
अकाउंटिंग के लिए ये क्यों मायने रखता है? क्योंकि हर बैंक ट्रांज़ैक्शन एक ट्रेल बनाता है। बैंक के पास रिकॉर्ड है। तुम्हारी बुक्स में रिकॉर्ड है। ये दोनों रिकॉर्ड मैच होने चाहिए। अगर मैच नहीं हो रहे, तो कुछ गड़बड़ है — और उस "कुछ" को ढूँढ़ना बैंक रीकंसिलिएशन कहलाता है।
"और हाँ," शर्मा सर जोड़ते हैं, "आमदनी टैक्स डिपार्टमेंट बैंक ट्रांज़ैक्शंस प्रेफ़र करता है। एक ट्रांज़ैक्शन में Rs 10,000 से ऊपर के कैश पेमेंट्स आमदनी टैक्स एक्ट (सेक्शन 40A(3)) के तहत डिडक्शन के रूप में अलाउ नहीं हैं। तो बैंक से बिज़नेस करना सिर्फ सुविधाजनक नहीं — कानूनी रूप से भी बेहतर है।"
ERPLite में बैंक अकाउंट्स सेट अप करना
"बुनियादी्स से शुरू करते हैं," नेगी भैया कहते हैं। "बिष्ट ट्रेडर्स के दो बैंक अकाउंट्स हैं। चलो उन्हें सेट अप करते हैं।"
चरण 1: बैंक अकाउंट जोड़ो
- जाओ मास्टर्स > बैंक अकाउंट्स > + न्यू
- प्राइमरी अकाउंट की ब्योरा भरो:
| फ़ील्ड | वैल्यू |
|---|---|
| बैंक नेम | स्टेट बैंक ऑफ़ इंडिया (SBI) |
| ब्रांच | हल्द्वानी मेन ब्रांच |
| अकाउंट नंबर | 30456789012 |
| अकाउंट टाइप | करंट अकाउंट |
| IFSC कोड | SBIN0001234 |
| MICR कोड | 263002005 |
| ओपनिंग बैलेंस | Rs 3,45,000 (01-Apr-2025 को) |
| अकाउंट होल्डर | बिष्ट ट्रेडर्स |
- सेव पर क्लिक करो
अब दूसरा अकाउंट जोड़ो:
| फ़ील्ड | वैल्यू |
|---|---|
| बैंक नेम | पंजाब नेशनल बैंक (PNB) |
| ब्रांच | हल्द्वानी सिटी ब्रांच |
| अकाउंट नंबर | 2087654321098 |
| अकाउंट टाइप | करंट अकाउंट |
| IFSC कोड | PUNB0123400 |
| ओपनिंग बैलेंस | Rs 87,000 (01-Apr-2025 को) |
- सेव पर क्लिक करो
"दो बैंक अकाउंट्स क्यों?" मीरा पूछती है।
"कई बिज़नेसेज़ मल्टीपल अकाउंट्स रखते हैं," नेगी भैया समझाते हैं। "एक डेली ऑपरेशंस के लिए, एक सेविंग्स या ख़ास पर्पज़ के लिए। कुछ बिज़नेसेज़ में एक अकाउंट सिर्फ तनख़्वाह पेमेंट्स के लिए होता है, दूसरा वेंडर पेमेंट्स के लिए। इससे चीज़ें व्यवस्थित्ड रहती हैं।"
IFSC कोड समझना
"मीरा, तुम्हें पता है IFSC क्या है?"
IFSC = इंडियन फ़ाइनेंशियल सिस्टम कोड। ये 11 कैरेक्टर्स का कोड है जो एक ख़ास बैंक ब्रांच आइडेंटिफ़ाई करता है। NEFT, RTGS, और IMPS ट्रांसफ़र्स के लिए इसकी ज़रूरत होती है। पहले 4 कैरेक्टर्स बैंक कोड हैं, 5वाँ हमेशा 0 होता है, और आखिरी 6 ब्रांच आइडेंटिफ़ाई करते हैं।
"उदाहरण के लिए, SBIN0001234 — SBIN स्टेट बैंक ऑफ़ इंडिया है, 0 फ़िक्स्ड है, और 001234 ब्रांच कोड है।"
"किसी भी बैंक का IFSC RBI वेबसाइट पर या अपनी चेक बुक में मिल जाएगा।"
बैंक ट्रांज़ैक्शंस दर्ज करना
"हर बार जब बैंक से पैसा मूव होता है, हमें ERPLite में दर्ज करना होता है। चलो आम टाइप्स दिखाता हूँ।"
टाइप 1: बैंक पेमेंट (वेंडर को पेमेंट)
बिष्ट जी एक पैकेजिंग आपूर्तिकर्ता को NEFT से Rs 25,000 देते हैं।
- जाओ ट्रांज़ैक्शंस > पेमेंट > + न्यू
- भरो:
| फ़ील्ड | वैल्यू |
|---|---|
| पेमेंट फ़्रॉम | SBI अकाउंट — 30456789012 |
| पेमेंट टू | कुमार पैकेजिंग |
| अमाउंट | Rs 25,000 |
| पेमेंट मोड | NEFT |
| रेफ़रेंस नंबर | NEFT/2025/78654 |
| डेट | 20-Oct-2025 |
| नरेशन | अक्टूबर पैकेजिंग मटीरियल्स का पेमेंट |
- सेव और अप्रूव पर क्लिक करो
जर्नल एंट्री:
| अकाउंट | डेबिट (Rs) | क्रेडिट (Rs) |
|---|---|---|
| कुमार पैकेजिंग (वेंडर) | 25,000 | — |
| SBI बैंक अकाउंट | — | 25,000 |
टाइप 2: बैंक रिसीट (ग्राहक से प्राप्ति)
एक ग्राहक, गुप्ता किराना, अपने आउटस्टैंडिंग बिल्स के अगेंस्ट RTGS से Rs 50,000 देता है।
- जाओ ट्रांज़ैक्शंस > रिसीट > + न्यू
- भरो:
| फ़ील्ड | वैल्यू |
|---|---|
| रिसीव्ड इन | SBI अकाउंट — 30456789012 |
| रिसीव्ड फ़्रॉम | गुप्ता किराना |
| अमाउंट | Rs 50,000 |
| पेमेंट मोड | RTGS |
| रेफ़रेंस नंबर | RTGS/2025/99876 |
- सेव और अप्रूव पर क्लिक करो
टाइप 3: इंटर-बैंक ट्रांसफ़र
बिष्ट जी SBI से PNB में Rs 50,000 ट्रांसफ़र करते हैं।
- जाओ ट्रांज़ैक्शंस > कॉन्ट्रा > + न्यू
- ट्रांसफ़र फ़्रॉम: SBI अकाउंट
- ट्रांसफ़र टू: PNB अकाउंट
- अमाउंट: Rs 50,000
- सेव पर क्लिक करो
जर्नल एंट्री:
| अकाउंट | डेबिट (Rs) | क्रेडिट (Rs) |
|---|---|---|
| PNB बैंक अकाउंट | 50,000 | — |
| SBI बैंक अकाउंट | — | 50,000 |
"ये बिल्कुल वैसा ही कॉन्ट्रा वाउचर है जो मीरा ने चैप्टर 5 में सीखा था," नेगी भैया बताते हैं। "पैसा एक जेब से दूसरी जेब में जाता है। कुल सेम रहता है।"
पेमेंट बैचेज़ — एक बार में कई वेंडर्स को पे करना
"अब मज़ेदार हिस्सा," नेगी भैया कहते हैं। "हमें पाँच वेंडर्स को पे करना है। पाँच अलग-अलग पेमेंट्स बनाने की बजाय, हम एक पेमेंट बैच बना सकते हैं।"
पेमेंट बैच = कई पेमेंट्स को एक साथ बंडल करना, एक सेट के रूप में समीक्षा और अप्रूव करना, और फिर एक बार में प्रक्रिया करना। इससे समय बचता है, गलतियाँ कम होती हैं, और ट्रैक करना आसान होता है।
पेमेंट बैचेज़ क्यों इस्तेमाल करें?
| बैचेज़ के बिना | बैचेज़ के साथ |
|---|---|
| 5 अलग पेमेंट एंट्रीज़ बनाओ | 1 बैच बनाओ जिसमें 5 एंट्रीज़ हों |
| हर एक को इंडिविजुअली अप्रूव करो | सब एक बार में समीक्षा करो, एक बार अप्रूव करो |
| ट्रैक करना मुश्किल — कौन सा हुआ, कौन सा पेंडिंग | साफ़ स्टेटस — पूरा बैच या तो पेंडिंग है, अप्रूव्ड है, या पेड है |
| 5 अलग बैंक ट्रांज़ैक्शंस | एक फ़ाइल में एक्सपोर्ट करके बैंक पोर्टल पर अपलोड कर सकते हो |
| एक पेमेंट मिस हो सकता है | सभी पेमेंट्स एक जगह दिखते हैं |
"बिष्ट ट्रेडर्स जैसे बिज़नेस के लिए जिसके 30-40 वेंडर्स हैं, पेमेंट बैचेज़ ज़रूरी हैं। पेमेंट डे पर, एक बैच बनाओ, समीक्षा करो, और प्रक्रिया करो।"
चरण 2: पेमेंट बैच बनाओ
- जाओ ट्रांज़ैक्शंस > पेमेंट बैच > + न्यू बैच
- बैच हेडर भरो:
| फ़ील्ड | वैल्यू |
|---|---|
| बैच नेम | अक्टूबर 2025 — वेंडर पेमेंट्स |
| पेमेंट डेट | 25-Oct-2025 |
| बैंक अकाउंट | SBI — 30456789012 |
| पेमेंट मोड | NEFT |
- वेंडर्स और अमाउंट्स जोड़ो:
| # | वेंडर | इन्वॉइस रेफ़रेंस | रकम (Rs) | अकाउंट नंबर | IFSC |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | रावत ट्रांसपोर्ट | RT/087 | 73,500 | 12345678901 | SBIN0005678 |
| 2 | कुमार पैकेजिंग | KP/456 | 25,000 | 98765432101 | PUNB0098700 |
| 3 | हिमालय प्रिंटर्स | HP/089 | 12,000 | 45678901234 | UCBA0004500 |
| 4 | UPCL (इलेक्ट्रिसिटी) | OCT-2025 | 8,500 | (सीधा बिल पेमेंट) | — |
| 5 | क्लीन एंड शाइन सेवाएँ | CSS/023 | 6,000 | 67890123456 | HDFC0001234 |
| कुल | 1,25,000 |
- सेव पर क्लिक करो
चरण 3: समीक्षा और अप्रूव
"बैच प्रक्रिया होने से पहले, इसे समीक्षा करना होता है," नेगी भैया कहते हैं।
"ये उन बिज़नेसेज़ के लिए इम्पॉर्टेंट है जहाँ कई लोग अकाउंट्स सँभालते हैं। बैच बनाने वाला हमेशा अप्रूव करने वाला नहीं होता। इस सेपरेशन को मेकर-चेकर कहते हैं — इससे गलतियों और फ़्रॉड का जोखिम कम होता है।"
- शर्मा सर (या बिष्ट जी) बैच खोलते हैं
- हर पेमेंट समीक्षा करते हैं:
- क्या अमाउंट सही है?
- क्या ये वैलिड इन्वॉइस के लिए है?
- क्या बैंक अकाउंट सही है?
- जहाँ ज़रूरी था, TDS काटा गया है? (रावत ट्रांसपोर्ट का पेमेंट TDS कटने के बाद है — Rs 75,000 की बजाय Rs 73,500)
- अप्रूव बैच पर क्लिक करते हैं
बैच स्टेटस "ड्राफ़्ट" से "अप्रूव्ड" हो जाता है।
चरण 4: बैंक अपलोड के लिए एक्सपोर्ट करो
"कई बैंक्स तुम्हें इंटरनेट बैंकिंग पोर्टल पर मैन्युअली टाइप करने की बजाय फ़ाइल अपलोड करने देते हैं," नेगी भैया समझाते हैं।
- एक्सपोर्ट बैच पर क्लिक करो
- फ़ॉर्मेट सेलेक्ट करो: SBI बल्क पेमेंट फ़ॉर्मेट (हर बैंक का अपना फ़ॉर्मेट होता है)
- ERPLite सभी पेमेंट ब्योरा की एक फ़ाइल (आमतौर पर CSV या एक्सेल) जेनरेट करता है
- फ़ाइल डाउनलोड करो
फ़ाइल कुछ ऐसी दिखती है:
| बेनिफ़िशियरी नेम | अकाउंट नंबर | IFSC | अमाउंट | नरेशन |
|---|---|---|---|---|
| रावत ट्रांसपोर्ट | 12345678901 | SBIN0005678 | 73500 | बिष्ट ट्रेडर्स Oct-25 RT/087 |
| कुमार पैकेजिंग | 98765432101 | PUNB0098700 | 25000 | बिष्ट ट्रेडर्स Oct-25 KP/456 |
| हिमालय प्रिंटर्स | 45678901234 | UCBA0004500 | 12000 | बिष्ट ट्रेडर्स Oct-25 HP/089 |
| क्लीन एंड शाइन सेवाएँ | 67890123456 | HDFC0001234 | 6000 | बिष्ट ट्रेडर्स Oct-25 CSS/023 |
- बिष्ट जी SBI इंटरनेट बैंकिंग में लॉगिन करते हैं
- "बल्क पेमेंट" सेक्शन में फ़ाइल अपलोड करते हैं
- पेमेंट्स ऑथराइज़ करते हैं
- बैंक चारों NEFT पेमेंट्स एक बार में प्रक्रिया करता है
(इलेक्ट्रिसिटी बिल अलग से यूटिलिटी पोर्टल या बैंक बिल-पे सेवा से पे होता है।)
"इससे कितना समय बचता है," मीरा कहती है।
"खासकर GST सीज़न में," नेगी भैया सहमत होते हैं। "कुछ क्लाइंट्स के महीने में 50-60 वेंडर पेमेंट्स होते हैं। सोचो हर एक मैन्युअली करो!"
चरण 5: बैच को पेड मार्क करो
बैंक से पेमेंट्स पुष्टि होने के बाद:
- ERPLite में पेमेंट बैच पर वापस जाओ
- बैंक से मिले UTR नंबर्स (यूनीक ट्रांज़ैक्शन रेफ़रेंसेज़) डालो:
| वेंडर | UTR नंबर |
|---|---|
| रावत ट्रांसपोर्ट | SBIN325100234567 |
| कुमार पैकेजिंग | SBIN325100234568 |
| हिमालय प्रिंटर्स | SBIN325100234569 |
| क्लीन एंड शाइन सेवाएँ | SBIN325100234570 |
- मार्क ऐज़ पेड पर क्लिक करो
- बैच स्टेटस "पेड" हो जाता है
ERPLite अपने-आप हर पेमेंट की जर्नल एंट्रीज़ बनाता है।
बैंक रीकंसिलिएशन — तुम्हारी बुक्स और बैंक को मैच करना
"अब एक ऐसा टॉपिक आता है जो हर अकाउंटेंट को जानना ज़रूरी है," शर्मा सर कहते हैं। "बैंक रीकंसिलिएशन।"
"मीरा, पूछता हूँ। अगर ERPLite कहता है SBI बैलेंस Rs 2,20,000 है, और बैंक स्टेटमेंट कहता है बैलेंस Rs 2,35,000 है — कौन सही है?"
मीरा हिचकिचाती है। "बैंक स्टेटमेंट?"
"ज़रूरी नहीं। जवाब ये है — दोनों में से कोई भी गलत नहीं हो सकता। दोनों सही हो सकते हैं, बस अलग-अलग समय पर, या अलग-अलग इन्फ़ॉर्मेशन रिफ़्लेक्ट कर रहे हैं।"
बैंक रीकंसिलिएशन = तुम्हारी बुक्स (ERPLite) की बैंक स्टेटमेंट से तुलना करके अंतर पहचानना और सुनिश्चित करना कि दोनों मैच करें।
अंतर क्यों होता है?
"कई लेजिटिमेट कारण हैं जिनसे तुम्हारी बुक बैलेंस और बैंक बैलेंस अलग हो सकती हैं।"
| कारण | क्या हुआ | तुम्हारी बुक्स | बैंक स्टेटमेंट |
|---|---|---|---|
| चेक दिया लेकिन साफ़ नहीं हुआ | तुमने वेंडर को चेक दिया। तुमने तुरंत दर्ज कर लिया। लेकिन वेंडर ने अभी डिपॉज़िट नहीं किया। | पेमेंट रिकॉर्डेड (बैलेंस कम) | अभी रिकॉर्ड नहीं (बैलेंस ज़्यादा) |
| चेक जमा किया लेकिन साफ़ नहीं हुआ | ग्राहक ने चेक दिया। तुमने दर्ज करके जमा कर दिया। लेकिन बैंक ने अभी साफ़ नहीं किया। | रिसीट रिकॉर्डेड (बैलेंस ज़्यादा) | अभी रिकॉर्ड नहीं (बैलेंस कम) |
| बैंक चार्जेज़ | बैंक ने चार्जेज़ काटे (एनुअल फ़ीस, ट्रांज़ैक्शन फ़ीस) जिनके बारे में तुम्हें पता नहीं था। | अभी रिकॉर्ड नहीं | पहले ही काट लिया |
| इंटरेस्ट क्रेडिटेड | बैंक ने अकाउंट में इंटरेस्ट जमा किया। तुम्हें एग्ज़ैक्ट अमाउंट स्टेटमेंट आने तक पता नहीं था। | अभी रिकॉर्ड नहीं | पहले ही जमा |
| ग्राहकों के सीधा डिपॉज़िट्स | ग्राहक ने सीधे बैंक अकाउंट में पे किया (UPI/NEFT) और तुमने अभी रिकॉर्ड नहीं किया। | अभी रिकॉर्ड नहीं | पहले ही जमा |
| बैंक त्रुटियाँ | बैंक ने गलती की (रेयर लेकिन होता है)। | तुम्हारा रिकॉर्ड | बैंक की गलती |
"ऐसे सोचो," शर्मा सर कहते हैं। "तुम और बैंक दोनों एक ही अकाउंट के बारे में अलग-अलग नोटबुक्स में लिख रहे हो। कभी तुम कुछ पहले लिखती हो बैंक देखे इससे पहले। कभी बैंक कुछ पहले लिखता है तुम देखो इससे पहले। रीकंसिलिएशन तब होता है जब तुम बैठकर दोनों नोटबुक्स तुलना करती हो।"
ERPLite में बैंक रीकंसिलिएशन करना
मीरा का टास्क: बिष्ट ट्रेडर्स के SBI अकाउंट का अक्टूबर 2025 रीकंसिलिएशन
"चलो चरण बाय चरण करते हैं," नेगी भैया कहते हैं।
चरण 1: बैंक स्टेटमेंट लो
बिष्ट जी ने अपना अक्टूबर 2025 बैंक स्टेटमेंट SBI ऑनलाइन बैंकिंग से डाउनलोड किया है। ये दिखाता है:
| डेट | डिस्क्रिप्शन | डेबिट (Rs) | क्रेडिट (Rs) | बैलेंस (Rs) |
|---|---|---|---|---|
| 01-Oct | ओपनिंग बैलेंस | — | — | 3,45,000 |
| 05-Oct | NEFT — गुप्ता किराना | — | 50,000 | 3,95,000 |
| 10-Oct | चेक #456 — रेंट | 15,000 | — | 3,80,000 |
| 15-Oct | NEFT — टाटा मोटर्स (ट्रक) | 8,00,000 | — | (4,20,000) |
| 15-Oct | OD फ़ैसिलिटी एक्टिवेटेड | — | 5,00,000 | 80,000 |
| 20-Oct | NEFT — कुमार पैकेजिंग | 25,000 | — | 55,000 |
| 25-Oct | NEFT बैच — 4 पेमेंट्स | 97,500 | — | (42,500) |
| 27-Oct | RTGS — मेहता होलसेल | — | 2,00,000 | 1,57,500 |
| 28-Oct | UPI — पांडे स्टोर्स | — | 35,000 | 1,92,500 |
| 30-Oct | बैंक चार्जेज़ | 500 | — | 1,92,000 |
| 31-Oct | OD पर इंटरेस्ट | 1,200 | — | 1,90,800 |
| 31-Oct | क्लोज़िंग बैलेंस | 1,90,800 |
चरण 2: ERPLite से तुलना करो
मीरा ERPLite में बैंक लेजर खोलती है और लाइन बाय लाइन तुलना करती है।
- जाओ बैंकिंग > बैंक रीकंसिलिएशन
- बैंक सेलेक्ट करो: SBI — 30456789012
- पीरियड सेलेक्ट करो: अक्टूबर 2025
- बैंक स्टेटमेंट अपलोड या एंटर करो
ERPLite साइड-बाय-साइड कम्पैरिज़न दिखाता है:
| डेट | डिस्क्रिप्शन | बुक अमाउंट (Rs) | बैंक अमाउंट (Rs) | मैच? |
|---|---|---|---|---|
| 05-Oct | गुप्ता किराना रिसीट | 50,000 Cr | 50,000 Cr | यस |
| 10-Oct | रेंट पेमेंट (चेक) | 15,000 Dr | 15,000 Dr | यस |
| 15-Oct | टाटा मोटर्स पेमेंट | 8,00,000 Dr | 8,00,000 Dr | यस |
| 20-Oct | कुमार पैकेजिंग | 25,000 Dr | 25,000 Dr | यस |
| 25-Oct | बैच — 4 वेंडर्स | 97,500 Dr | 97,500 Dr | यस |
| 27-Oct | मेहता होलसेल रिसीट | 2,00,000 Cr | 2,00,000 Cr | यस |
| 28-Oct | पांडे स्टोर्स (UPI) | — | 35,000 Cr | नो — बुक्स में नहीं है |
| 30-Oct | बैंक चार्जेज़ | — | 500 Dr | नो — बुक्स में नहीं है |
| 31-Oct | OD पर इंटरेस्ट | — | 1,200 Dr | नो — बुक्स में नहीं है |
चरण 3: अंतर पहचानो और ठीक करो
मीरा को तीन अनमैच्ड आइटम्स मिलते हैं:
1. पांडे स्टोर्स — Rs 35,000 (क्रेडिट, 28-Oct)
"ये ग्राहक की UPI पेमेंट है। सीधे बैंक में आई। हमने ERPLite में रिकॉर्ड नहीं किया।"
फ़िक्स: ERPLite में रिसीट एंट्री बनाओ:
- रिसीव्ड फ़्रॉम: पांडे स्टोर्स
- अमाउंट: Rs 35,000
- मोड: UPI
- डेट: 28-Oct-2025
2. बैंक चार्जेज़ — Rs 500 (डेबिट, 30-Oct)
"बैंक ने ट्रांज़ैक्शन फ़ीस के Rs 500 काटे। हमें स्टेटमेंट आने तक इसका पता नहीं था।"
फ़िक्स: ERPLite में पेमेंट एंट्री बनाओ:
- पेड टू: SBI (बैंक चार्जेज़)
- अमाउंट: Rs 500
- अकाउंट: बैंक चार्जेज़ (ख़र्चा)
- डेट: 30-Oct-2025
3. OD पर इंटरेस्ट — Rs 1,200 (डेबिट, 31-Oct)
"बिष्ट जी की ओवरड्राफ़्ट फ़ैसिलिटी है। बैंक ने Rs 1,200 इंटरेस्ट काटा।"
फ़िक्स: ERPLite में पेमेंट एंट्री बनाओ:
- पेड टू: SBI (OD पर इंटरेस्ट)
- अमाउंट: Rs 1,200
- अकाउंट: इंटरेस्ट ख़र्चा
- डेट: 31-Oct-2025
चरण 4: फ़िक्स करने के बाद — बैलेंस चेक करो
इन तीन एंट्रीज़ दर्ज करने के बाद, मीरा चेक करती है:
| रकम (Rs) | |
|---|---|
| ERPLite बुक बैलेंस (रीकंसिलिएशन से पहले) | 1,57,500 |
| ऐड: पांडे स्टोर्स रिसीट | +35,000 |
| लेस: बैंक चार्जेज़ | -500 |
| लेस: OD इंटरेस्ट | -1,200 |
| ERPLite बुक बैलेंस (रीकंसिलिएशन के बाद) | 1,90,800 |
| बैंक स्टेटमेंट बैलेंस | 1,90,800 |
"मैच हो गया!" मीरा राहत से कहती है।
"यही गोल है," शर्मा सर कहते हैं। "रीकंसिलिएशन के बाद, तुम्हारी बुक बैलेंस और बैंक बैलेंस बिल्कुल सेम होनी चाहिए।"
चरण 5: रीकंसाइल्ड मार्क करो
- ERPLite में, सभी मैच्ड एंट्रीज़ को "रीकंसाइल्ड" मार्क करो
- कम्प्लीट रीकंसिलिएशन पर क्लिक करो
- ERPLite रीकंसिलिएशन रिकॉर्ड के लिए सेव करता है
"बैंक रीकंसिलिएशन कम से कम महीने में एक बार करनी चाहिए," शर्मा सर कहते हैं। "कुछ बिज़ी बिज़नेसेज़ हफ्ते में करती हैं। जितनी बार करोगी, उतना आसान होगा — क्योंकि कम आइटम्स चेक करने होंगे।"
अनसाफ़्ड चेक्स — एक स्पेशल केस
"मीरा, एक सिचुएशन है जो आज हमें नहीं मिली लेकिन तुम्हें जानना ज़रूरी है," शर्मा सर कहते हैं।
"कभी-कभी तुम चेक देती हो, और वेंडर को डिपॉज़िट करने में कुछ दिन लगते हैं। तुमने अपनी बुक्स में पेमेंट पहले ही दर्ज कर लिया। लेकिन बैंक ने अभी काटा नहीं है।"
उदाहरण: 29 अक्टूबर को, बिष्ट जी एक आपूर्तिकर्ता को Rs 8,000 का चेक लिखते हैं। मीरा इसे 29 अक्टूबर को ERPLite में दर्ज करती है। लेकिन आपूर्तिकर्ता 3 नवंबर तक चेक डिपॉज़िट नहीं करता।
- 31 अक्टूबर को ERPLite बैलेंस: Rs 1,82,800 (कम — क्योंकि पेमेंट रिकॉर्ड हो चुका)
- 31 अक्टूबर को बैंक बैलेंस: Rs 1,90,800 (ज़्यादा — चेक अभी साफ़ नहीं हुआ)
- अंतर: Rs 8,000 (अनसाफ़्ड चेक)
"इस केस में, रीकंसिलिएशन के दौरान, तुम चेक को 'इश्यूड बट नॉट यट साफ़्ड' नोट करती हो। ये त्रुटि नहीं है। जब चेक डिपॉज़िट होगा तो ये अपने आप रिज़ॉल्व हो जाएगा।"
"ERPLite में इसके लिए एक कॉलम है — 'चेक साफ़िंग डेट।' तुम इसे ब्लैंक छोड़ती हो जब तक चेक बैंक स्टेटमेंट पर नहीं दिखता।"
पेमेंट मोड्स — एक क्विक रेफ़रेंस
मीरा एक साफ़ रेफ़रेंस टेबल बनाती है:
| मोड | फ़ुल फ़ॉर्म | स्पीड | लिमिट | कब इस्तेमाल करें |
|---|---|---|---|---|
| NEFT | नेशनल इलेक्ट्रॉनिक फ़ंड्स ट्रांसफ़र | 30 मिनट से 2 घंटे | कोई अपर लिमिट नहीं | नियमित वेंडर पेमेंट्स |
| RTGS | रियल टाइम ग्रॉस सेटलमेंट | इंस्टेंट (बैंक आवर्स में) | मिनिमम Rs 2 लाख | बड़े पेमेंट्स |
| IMPS | इमीडिएट पेमेंट सेवा | इंस्टेंट (24/7) | Rs 5 लाख प्रति ट्रांज़ैक्शन | अर्जेंट छोटे पेमेंट्स |
| UPI | यूनिफ़ाइड पेमेंट्स इंटरफ़ेस | इंस्टेंट | Rs 1 लाख (कुछ बैंक्स में Rs 2 लाख) | छोटे पेमेंट्स, रिटेल |
| चेक | — | साफ़ होने में 2-3 वर्किंग डेज़ | कोई लिमिट नहीं (बैलेंस पर बेस्ड) | जब दूसरे मोड्स अवेलेबल न हों |
| DD | माँग ड्राफ़्ट | 2-3 दिन | कोई लिमिट नहीं | जब गारंटीड पेमेंट चाहिए |
"कौन सा मोड सबसे अच्छा है?" मीरा पूछती है।
"अमाउंट और अर्जेंसी पर निर्भर करता है," नेगी भैया कहते हैं। "ज़्यादातर वेंडर पेमेंट्स के लिए NEFT ठीक है। ट्रक जैसे बड़े पेमेंट्स के लिए RTGS बेहतर है क्योंकि इंस्टेंट है और बड़ी रकम के लिए सूटेबल है। UPI छोटे, क्विक पेमेंट्स के लिए शानदार है।"
बैंक अकाउंट्स मैनेज करने की टिप्स
शर्मा सर अपने सालों के अनुभव शेयर करते हैं:
टिप 1: पर्सनल और बिज़नेस कभी मिक्स मत करो
"बिष्ट जी को अपने पर्सनल बैंक अकाउंट से कभी बिज़नेस ट्रांज़ैक्शंस नहीं करने चाहिए। दोनों को पूरी तरह अलग रखो। वरना टैक्स डिपार्टमेंट पर्सनल डिपॉज़िट्स को बिज़नेस आमदनी मान सकता है।"
टिप 2: हर ट्रांज़ैक्शन उसी दिन दर्ज करो
"बैंक एंट्रीज़ पाइल अप मत होने दो। अगर आज पेमेंट हुआ है, तो आज ही दर्ज करो। जितना देर करोगी, उतना भूलोगी, और रीकंसिलिएशन नाइटमेयर बन जाएगा।"
टिप 3: UTR/रेफ़रेंस नंबर्स रखो
"हर डिजिटल पेमेंट का एक रेफ़रेंस नंबर होता है — NEFT/RTGS का UTR, UPI रेफ़रेंस ID, चेक नंबर। हमेशा इन्हें ERPLite में दर्ज करो। अगर कभी कोई डिस्प्यूट हो, तो ये तुम्हारा प्रूफ़ है।"
टिप 4: हर महीने बिना चूके रीकंसाइल करो
"मैंने ऐसे बिज़नेसेज़ देखे हैं जिन्होंने एक साल तक रीकंसाइल नहीं किया। जब आखिरकार बैठे, तो सैकड़ों मिसमैचेज़ थे। कुछ जेन्यूइन त्रुटियाँ थे, कुछ फ़्रॉड थे जो अननोटिस्ड रह गए। मंथली रीकंसिलिएशन समस्याएँ को जल्दी पकड़ती है।"
टिप 5: अनइस्तेमालुअल चार्जेज़ पर नज़र रखो
"बैंक्स कभी-कभी ऐसी फ़ीस काटते हैं जिनकी तुम्हें उम्मीद नहीं होती — SMS चार्जेज़, डेबिट कार्ड फ़ीस, मिनिमम बैलेंस पेनल्टीज़। रीकंसिलिएशन के दौरान, हर बैंक चार्ज समीक्षा करो। अगर कुछ गलत लगे, तो बैंक को कॉल करो।"
क्विक रीकैप — चैप्टर 26
ERPLite में बैंक अकाउंट्स: बैंक नेम, अकाउंट नंबर, IFSC, और ओपनिंग बैलेंस के साथ सेट अप करो।
पेमेंट बैच: कई वेंडर पेमेंट्स को एक बैच में बंडल करो। समीक्षा, अप्रूव, बैंक को एक्सपोर्ट, और एक बार में प्रक्रिया करो। समय बचता है, गलतियाँ कम होती हैं।
बैंक एक्सपोर्ट: ERPLite तुम्हारे बैंक के बल्क पेमेंट फ़ॉर्मेट में फ़ाइल्स जेनरेट कर सकता है सीधा अपलोड के लिए।
बैंक रीकंसिलिएशन: तुम्हारी बुक्स की बैंक स्टेटमेंट से तुलना। अंतर आते हैं: अनसाफ़्ड चेक्स, बैंक चार्जेज़, इंटरेस्ट, सीधा डिपॉज़िट्स से।
गोल: रीकंसिलिएशन के बाद, बुक बैलेंस = बैंक बैलेंस।
पेमेंट मोड्स: NEFT (नियमित), RTGS (बड़ी रकम), IMPS (अर्जेंट), UPI (छोटे/क्विक), चेक (जब ज़रूरत हो)।
गोल्डन नियम: हर महीने रीकंसाइल करो। हर ट्रांज़ैक्शन उसी दिन दर्ज करो। पर्सनल और बिज़नेस अकाउंट्स अलग रखो।
अभ्यास अभ्यास — खुद करके देखो
अभ्यास 1: बिष्ट ट्रेडर्स की ERPLite 30 नवंबर को SBI बैलेंस Rs 1,45,000 दिखाती है। बैंक स्टेटमेंट Rs 1,62,000 दिखाता है। नीचे दिए गए क्लूज़ से अंतर के संभावित कारण पहचानो:
a) 28 नवंबर को एक आपूर्तिकर्ता को Rs 12,000 का चेक दिया गया लेकिन अभी डिपॉज़िट नहीं हुआ। b) 29 नवंबर को एक ग्राहक ने UPI से Rs 8,000 दिए, लेकिन मीरा ने अभी ERPLite में रिकॉर्ड नहीं किया। c) बैंक ने Rs 1,000 एनुअल बनाए रखेंस चार्ज काटा, अभी ERPLite में रिकॉर्ड नहीं।
रीकंसाइल्ड बैलेंस गणना करो।
अभ्यास 2: नीचे दिए गए वेंडर्स के लिए पेमेंट बैच बनाओ:
| वेंडर | रकम (Rs) | इन्वॉइस |
|---|---|---|
| शर्मा इलेक्ट्रिकल्स | 15,000 | SE/056 |
| नैनीताल पेपर मिल्स | 8,500 | NPM/112 |
| गढ़वाल लॉजिस्टिक्स | 22,000 | GL/089 |
कुल बैच अमाउंट क्या है? अगर गढ़वाल लॉजिस्टिक्स (ट्रांसपोर्टर, फ़र्म) पर 2% TDS लागू है, तो उन्हें वास्तव में कितना पेमेंट होगा?
अभ्यास 3: हर सिचुएशन को सही रीकंसिलिएशन एक्शन से मैच करो:
| सिचुएशन | एक्शन |
|---|---|
| बैंक ने Rs 350 इंटरेस्ट क्रेडिट किया | a) ERPLite में रिसीट दर्ज करो |
| ग्राहक ने NEFT से Rs 5,000 दिए, रिकॉर्ड नहीं | b) ERPLite में ख़र्चा (बैंक चार्जेज़) दर्ज करो |
| बैंक ने Rs 200 SMS चार्जेज़ काटे | c) ERPLite में इंटरेस्ट आमदनी दर्ज करो |
| Rs 10,000 का चेक दिया लेकिन साफ़ नहीं हुआ | d) कोई एक्शन ज़रूरी नहीं — अपने आप साफ़ होगा |
उत्तर:
अभ्यास 1:
- बुक बैलेंस: Rs 1,45,000
- ऐड: ग्राहक से UPI रिकॉर्ड नहीं: +8,000
- लेस: बैंक चार्जेज़ रिकॉर्ड नहीं: -1,000
- एडजस्टेड बुक बैलेंस: Rs 1,52,000
- बैंक बैलेंस: Rs 1,62,000
- लेस: चेक अभी साफ़ नहीं: -12,000 (बैंक ने अभी काटा नहीं, लेकिन हमने दर्ज कर लिया)
- वेट — ठीक से रीकंसाइल करते हैं। बैंक बैलेंस Rs 1,62,000 माइनस अनसाफ़्ड चेक Rs 12,000 = Rs 1,50,000। लेकिन एडजस्टेड बुक बैलेंस Rs 1,52,000 है। Hmm — Rs 2,000 का अंतर बचता है। चेक करो कोई और आइटम तो नहीं!
- असलीी, ठीक से रीकंसाइल करते हैं: बुक बैलेंस Rs 1,45,000 + Rs 8,000 (UPI) - Rs 1,000 (बैंक चार्जेज़) = 1,52,000। बैंक बैलेंस Rs 1,62,000 - Rs 12,000 (चेक नॉट साफ़्ड) = 1,50,000। Rs 2,000 का अंतर बचता है — कोई और आइटम निवेशिगेट करना होगा!
अभ्यास 2: कुल बैच = 15,000 + 8,500 + 22,000 = Rs 45,500। गढ़वाल लॉजिस्टिक्स पर TDS: 22,000 का 2% = Rs 440। गढ़वाल लॉजिस्टिक्स को असली पेमेंट: 22,000 - 440 = Rs 21,560। कुल असली बैच पेआउट: 15,000 + 8,500 + 21,560 = Rs 45,060।
अभ्यास 3: बैंक इंटरेस्ट = (c), ग्राहक NEFT = (a), SMS चार्जेज़ = (b), अनसाफ़्ड चेक = (d)।
फ़न फ़ैक्ट
इंडिया का UPI सिस्टम दुनिया के सबसे बड़े फ़िनटेक इनोवेशंस में से एक है। 2024 में, UPI ने 13,000 करोड़ से ज़्यादा ट्रांज़ैक्शंस प्रक्रिया किए — ये यूरोप और अमेरिका के सभी क्रेडिट कार्ड ट्रांज़ैक्शंस से ज़्यादा है! सिंगापुर, UAE, फ़्रांस, और श्रीलंका जैसे देशों ने पेमेंट्स के लिए UPI एडॉप्ट करना शुरू कर दिया है।
और एक अमेज़िंग बात: UPI नेशनल पेमेंट्स कॉर्पोरेशन ऑफ़ इंडिया (NPCI) ने बनाया, और ये 2016 में लॉन्च हुआ। सिर्फ 8 साल बाद, हल्द्वानी का एक मसाला होलसेलर भी इसे अल्मोड़ा के ट्रांसपोर्टर को पे करने के लिए इस्तेमाल करता है। बस स्टैंड के पास सब्ज़ी वाले भी स्वीकार करते हैं। टेक्नोलॉजी जो कभी सिर्फ बड़े बैंक्स के लिए थी, अब सबकी जेब में है।
जब मीरा बिष्ट जी का बैंक अकाउंट रीकंसाइल करती है, तो वो इस डिजिटल रेवोल्यूशन में हिस्सा ले रही है — हर डिजिटल रुपये का हिसाब रख रही है, बिल्कुल वैसे जैसे शर्मा सर दशकों पहले हर कागज़ी रुपये का हिसाब रखते थे। टूल्स बदलते हैं। सिद्धांत नहीं बदलते।
मीरा ने अब TDS, पेरोल, डेप्रिसिएशन, और बैंक प्रबंधन सीख लिया है — अकाउंटिंग की "बुनियादी्स से आगे" की बातें। बुक के अगले हिस्से में, वो देखेगी कि इस ज्ञान का उसके करियर के लिए क्या मतलब है। ये उसे कहाँ ले जा सकता है? चलो पता करते हैं।